Aandachtspunten voor het opstellen van de kaderbrief

Veel corporaties hebben inmiddels de jaarrekening achter de rug en hebben de volgende uitdaging alweer klaarstaan; de begroting. De Kaderbrief is voor veel woningcorporaties een belangrijk onderdeel binnen het begrotingsproces geworden. Concrete vertalingen van beleid en ontwikkelingen worden hierin opgenomen. De kaderbrief geeft daarmee richtlijnen en biedt handvatten aan de afdelingen voor het aanleveren van de onderdelen van de (meerjaren)begroting. Door te begrijpen wat een goede kaderbrief inhoudt en waar rekening mee gehouden dient te worden, kan een corporatie haar strategische doelstellingen beter bereiken en haar prestaties aantoonbaar verbeteren.

Het opstellen van de kaders

De inhoud van de kaderbrief komt tot stand door de doelstellingen van de organisatie te vertalen naar concrete acties voor het komende begrotingsjaar en de jaren daarna. Binnen de organisatie zijn de (strategische) doelstellingen vastgelegd op verschillende manieren, zoals in de portefeuillestrategie, investeringsbeleid en prestatieafspraken. De kaderbrief hoeft daarom niet gebruikt te worden om nogmaals deze strategieën en beleid te herhalen. Juist de concrete acties moeten in de kaderbrief naar voren komen. Dit zorgt ervoor dat het helder is voor de medewerkers wat er gedaan moet worden. Het is belangrijk om bij het opstellen van de kaders rekening te houden met een aantal factoren.

Bepalen van doelstellingen en uitgangspunten

Ga na, voordat de kaderbrief wordt opgeteld, of de doelstellingen nog actueel zijn. Is er bijvoorbeeld een actueel huurbeleid, onderhoudsbeleid, of duurzaamheidsbeleid? Actuele beleidstukken geven, indien ze niet te algemeen zijn opgesteld, zelf al kaders mee die in het begrotingsproces meegenomen kunnen worden. Ook de wet- en regelgeving heeft invloed op het formuleren van de doelstellingen. Je kunt als corporatie een actueel huurbeleid hebben, maar als de nationale prestatieafspraken met een andere huursombenadering komen, dien je daar als corporatie naar te handelen. Naast de doelstellingen binnen de organisatie is het ook belangrijk om tijdens de kaderbrief stil te staan bij de uitgangspunten die gepaard gaan met de doelstellingen. Enkele voorbeelden zijn:

Hoe wordt het deel onderhoud, verbetering en (ver)nieuwbouw van de projecten ingerekend in de komende jaren?
Welk effect hebben de verduurzamingsmaatregelen op de onderhoudslasten en marktwaarde in de meerjarenbegroting?
Zijn er bepaalde fiscale uitgangspunten binnen bijvoorbeeld de vennootschapsbelasting, BTW en overdrachtsbelasting die meegenomen moeten worden?
Hoe wordt omgegaan met transacties tussen de Daeb en niet-Daeb tak, zoals overheveling bezit, overliquiditeit, etc.

Duidelijke afspraken en financiële kaders

Leg in de kaderbrief vast wie welke informatie aanlevert en hoe de stukken moeten worden aangeleverd vanuit afdelingsplannen. Houd rekening met de standaarden die worden gevraagd en trap niet in de valkuil door het principe ‘zo leveren we het elk jaar aan’. De onderhoudsbegroting moet bijvoorbeeld voor de komende beleidswaarde 60 jaar vooruit gaan kijken. Hoe lever je een dergelijk begroting aan en welke (on)zekerheid bouw je voor de langere termijn in? Ook worden in de dPi jaarlijks nieuwe gegevens gevraagd om aan te leveren. Voorkom dat je later in het begrotingsproces terug naar de tekentafel moet of financiën naar eigen inzicht gaat repareren. Dat zorgt voor vertraging en hogere kosten door extra tijdsbesteding en/of dat onjuiste aannames worden meegenomen in het begrotingsproces.
De kaderbrief moet ook een duidelijk beeld geven van het budget dat beschikbaar is om de activiteiten uit te voeren. Een eventuele overschrijding en verschuivingen dienen te worden onderbouwd. Dit dwingt de afdelingen goed na te denken hoe om te gaan met het maatschappelijk kapitaal binnen de woningcorporatie. Ook is het goed om vooraf stil te staan bij alternatieven of scenario’s indien bepaalde ‘milestones’ gepasseerd zijn (zoals het maken van prestatieafspraken met de gemeente), of als blijkt dat de ambities financieel niet haalbaar zijn.

Toetsen van de kaders en begroting

Als de doelstellingen en uitgangspunten zijn bepaald, de afspraken omtrent aanlevering zijn gemaakt en de financiële kaders zijn vastgesteld, biedt dit houvast voor de begroting. Neem bij het opstellen van de kaderbrief de tijd om de kaders te toetsen bij de relevante stakeholders zoals de huurdersorganisaties, gemeenten en andere belanghebbenden. Dit zorgt voor draagvlak en betrokkenheid bij de uitvoering van de kaderbrief. Een goede kaderbrief heeft de goedkeuring van alle betrokkenen. Ga dus niet te vroeg van start met de begroting zelf. Vaak zien we dat het opstellen van de kaderbrief en de begroting naast elkaar lopen. Voorkom vervolgens dat het bij alleen het opstellen van de kaderbrief blijft. De kaderbrief is het ideale toetsingsdocument voor de begroting. De tweede lijn kan hier een grote rol in spelen en zorgen dat de begroting getoetst wordt aan de kaders.

Duidelijke planning

Als laatste, maar niet minder belangrijk, is het opnemen van een duidelijke planning. Hierin wordt aangegeven wanneer bepaalde informatie door de personen of afdelingen wordt aangeleverd. Een dergelijk voortgangsoverzicht kan uiteindelijk als checklist worden gebruikt om te monitoren of bepaalde informatie is ontvangen en getoetst.

Hulp nodig bij het begrotingsproces?

Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van de kaderbrief of het begrotingsproces? Neem dan contact met ons op via onderstaande button of met een van de schrijvers. BDO heeft de expertise in huis op dit gebied. Meerdere corporaties hebben gebruik gemaakt van de diensten van BDO bij het opstellen van de kaderbrief of begrotingsproces.

Neem contact op