Fiscale procesbeheersing: monitoring & internal audit

Om fiscale verrassingen te voorkomen, is het noodzakelijk dat u af en toe de peilstok in de organisatie steekt. Zo kunt u zien hoe goed u het op specifieke fiscale thema’s doet. Het goed monitoren van de kwaliteit van uw processen is daarvoor belangrijk. Wanneer uw organisatie een Tax Control Framework heeft opgesteld, is monitoring één van de zes stappen van het framework. Monitoring kan plaatsvinden door of in overleg met een externe partij, bijvoorbeeld de belastingadviseur. Ook is het mogelijk om de monitoring door de organisatie zelf te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld via een internal audit-afdeling. Dit laatste kent de nodige aandachtspunten. In dit artikel leest u over de belangrijkste aspecten van monitoring als onderdeel van internal audits. 

Draagvlak voor de audit

Het doen van een audit vraagt commitment in de organisatie. De cultuur in de organisatie dient veilig te zijn, zodat ook negatieve feedback gekoesterd wordt. Het management dient op de hoogte te zijn van de audit maar dient dit ook te steunen. Dat geldt overigens voor alle medewerkers die een rol spelen in de audit. Ontbreekt dit draagvlak, dan is dit een belemmering voor het onafhankelijk uitvoeren voor de audit met als gevolg dat de uitkomsten minder betrouwbaar zijn. Ga bij audits daarom altijd van tevoren na of dit draagvlak er is, maar ook op welke wijze het draagvlak kan worden vergroot. Denk hierbij aan het vooraf doorgeven van de verwachtingen aan de deelnemers van de audit, maar ook aan het moment waarop u de audit gaat uitvoeren.

Kennisniveau

Het monitoren vraagt om actuele kennis van de fiscale wet- en regelgeving en óók op het gebied van controleren en statistiek. De hoeveelheid medewerkers met kennis op het gebied van beide terreinen is vaak beperkt. Vandaar is het goed om bij aanvang van een audit te reflecteren of het kennisniveau op beide terreinen aanwezig is. Als dit ontoereikend is, kan ervoor gekozen worden om het auditplan voor te leggen aan een extern deskundige en samen te bepalen hoe de audit desondanks toch kan doorgaan. Wellicht kan de audit samen met een fiscaal adviseur plaatsvinden. De oplossing kan ook worden gezocht in bijvoorbeeld het volgen van een opleiding, cursussen en in-house workshops. Voldoende fiscale kennis is niet alleen nodig voor de feitelijke beoordeling, maar ook voor het vermogen om kritische vragen te stellen bij bijvoorbeeld interviews.

Probleemanalyse

Bij monitoring is de kwaliteit van de probleemanalyse key. Het detecteren van fouten is niet genoeg. De uitdaging is om te komen tot een gefundeerde conclusie over de oorzaak van de fouten. Dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het is niet altijd even makkelijk om vast te stellen wat de oorzaak is van een fout, laat staan wat de grondoorzaak is. Was de fout een incident in een goed wekend proces? Is de fout veroorzaakt door een gebrek aan kennis? Of heerst er een ad hoc cultuur waardoor fouten ontstaan? Ervaring leert dat bij het beantwoorden van dergelijke vragen goed gekeken kan worden naar andere (eventueel niet fiscale) audits. 

Het vormgeven van een monitoringsplan met internal audits oogt eenvoudig. Echter, belangrijk is om hier gedegen te werk te gaan en stil te staan bij onder andere de genoemde drie aspecten. Krijgen deze aspecten geen aandacht, dan is de kans groot dat de uitkomsten onbetrouwbaar zijn en weinig zeggen over de kwaliteit van uw fiscale processen. Dat zou zonde zijn van de geleverde inspanningen. In ons visiepaper ‘In zes stappen naar een sterk Tax Control Framework’ leest u meer over de rol van monitoring bij fiscale risicobeheersing. Direct aan de slag? Neem contact op met één van onze adviseurs of schrijf u in voor één van onze workshops.

Vraag ons visiepaper aan